Praca biurowa w Trójmieście. 6 narzędzi, z których korzysta pracownik biurowy

W pracy biurowej niezbędne są narzędzia, które pozwalają na skuteczną realizację obowiązków. Pracownicy administracji korzystają nie tylko z urządzeń oraz materiałów fizycznych, ale również wirtualnych.

Część obowiązków na stanowiskach w administracji można wykonywać zdalnie. Rosnąca popularność pracy z domu sprawia, że coraz większe znaczenie mają narzędzia do komunikacji online oraz łatwy dostęp do oprogramowania wykorzystywanego w firmie, np. do zarządzania fakturami. Pracę biurową w Trójmieście znajdziesz w wielu branżach. W każdej firmie potrzebna jest osoba, która odciąży pozostałych pracowników z zadań biurowo-administracyjnych, np. zamawiania artykułów biurowych, przyjmowania gości czy zarządzania wewnętrznym kalendarzem.

Co jest potrzebne do pracy w biurze?

1. Sprzęt biurowy

Komputer to podstawowe narzędzie pracownika biurowego. Dostęp do Internetu, aktualne oprogramowanie stosowane w firmie czy pakiet MS Office są niezbędne do wykonywania obowiązków. Większość czynności związanych z dokumentacją, współpracą z kurierami czy dostawcami wymaga sprawnego komputera. Często do działu administracji należy również pilnowanie terminów licencji wykorzystywanych programów.

W pracy z dokumentacją niezbędne są również takie narzędzia jak drukarka, ksero czy niszczarka. Pracownik biurowy korzysta również z telefonu, często z możliwością przełączania połączeń do innych osób w firmie.

2. Poczta elektroniczna

Pracownicy biurowi regularnie korzystają z poczty elektronicznej do kontaktu z pozostałymi pracownikami, partnerami, dostawcami czy klientami. Umiejętność porządkowania i zarządzania wiadomościami pozwala na sprawną komunikację oraz szybkie rozwiązywanie bieżących problemów. Najczęściej w firmach wykorzystuje się Outlook, czyli aplikację internetową firmy Microsoft albo narzędzie dostarczane przez Google.

3. Narzędzia do współpracy

Większość firm codziennie wykorzystuje internetowe narzędzia do komunikacji. Obecnie dużą popularnością cieszy się Microsoft Teams, który pozwala na indywidualny kontakt oraz organizację spotkań dla dużych grup. Narzędzie umożliwia również udostępnianie plików, nagrywanie czy planowanie spotkań w kalendarzu. Pracownicy administracyjni wykorzystują także wewnętrzne systemy do komunikacji. Organizacje korzystają z własnych intarnetów albo gotowych rozwiązań. W dużych firmach narzędzia umożliwiają szybkie uzyskanie ważnych informacji, np. zebranie zapotrzebowania na artykuły biurowe.

4. Narzędzia do przechowywania

Chociaż procesy digitalizacji są coraz powszechniejsze, wciąż wiele dokumentów firmowych występuje w wersjach drukowanych. Pracownik biurowy korzysta z segregatorów i teczek. Zarządzanie dokumentami wymaga systematyczności oraz uporządkowania.

5. Materiały biurowe

Oprócz segregatorów i teczek niezbędne są również inne narzędzia i materiały biurowe - notesy, długopisy, zszywacze, kalendarze.

6. Narzędzia kuchenne

W niektórych organizacjach do obowiązków administracji należy kontrola i zarządzanie wyposażeniem kuchni. Pracownik zajmuje się oceną i zgłoszeniem do serwisu zepsutego ekspresu, automatu do wody czy mikrofalówki. Pracownik administracji wie, jak działają wszystkie sprzęty i kiedy należy zgłosić awarię.