Praca w administracji w Gdyni - codzienne obowiązki i zadania

Klaudia Cichocka
8 września 2022 (artykuł sprzed 1 roku) 

Na czym polega praca w administracji w Gdyni? Codzienne obowiązki i zadania pracownika zależą od stanowiska, ale również wielkości i specyfiki firmy. Rozwój digitalizacji sprawił, że coraz więcej zadań można realizować w hybrydowym albo zdalnym trybie pracy.




Praca w administracji w Gdyni - warunki pracy



Praca biurowa zazwyczaj odbywa się w standardowych godzinach, np. 8-16 albo 9-17. Wyjątek to praca na recepcji m.in. w hotelu czy placówkach medycznych, które przyjmują oraz obsługują gości do późnych godzin wieczornych.

Większość obowiązków pracownik wykonuje stacjonarnie albo w modelu hybrydowym. Niektóre firmy otwierają się na pracę zdalną na stanowiskach niewymagających codziennej obecności w biurze, np. przy uzupełnianiu i tworzeniu baz czy przygotowywaniu raportów i sprawozdań. Zdarza się również, że pracownik biurowy musi wyjść poza firmę, np. do urzędu czy na pocztę.



Większość obowiązków w administracji wymaga trybu pracy siedzącej. Pracownik korzysta z podstawowych narzędzi - komputera, drukarki, ksero czy telefonu. Do wykonywania obowiązków niezbędna jest poczta elektroniczna, internetowe narzędzia do współpracy (np. Microsoft Teams, Google Docs) oraz materiały fizyczne - segregatory, teczki, materiały do przechowywania.

Popularne stanowiska pracy administracyjno-biurowej



Szczegółowy zakres obowiązków zależy od konkretnego stanowiska. Nieco inne zadania będzie miał pracownik recepcji, a inne Office Manager w dużej organizacji.

Popularne stanowiska pracy w administracji w Gdyni:

  • recepcjonistka/recepcjonista
  • asystentka/asystent
  • fakturzysta/fakturzystka
  • specjalista ds. administracji
  • kierownik działu administracji
  • kierownik biura (office manager)

Wymagania na stanowisku zależą również od wielkości i specyfiki firmy.

Praca w biurze w Gdańsku. Ile zarabia pracownik biurowy 2022? Praca w biurze w Gdańsku. Ile zarabia pracownik biurowy 2022?

Praca w administracji w Gdyni - obowiązki



Pracownik biurowy głównie wykonuje zadania w pojedynkę, ale ma również regularny kontakt z innymi osobami w firmie. Współpracuje z pracownikami księgowości i finansów,
działu HR czy marketingu. Zarządzanie fakturami oraz obiegiem dokumentów wymaga podstawowej wiedzy o procesach i zadaniach realizowanych przez różne zespoły.

Pracownik administracyjny kontaktuje się również z innymi osobami w organizacji przy wysyłaniu i odbieraniu paczek, obsługiwaniu korespondencji czy realizacji sprawozdań i raportów. W trakcie składania zamówienia na produkty biurowe oraz spożywcze zbiera i analizuje potrzeby wszystkich pracowników albo kierowników działów reprezentujących zespoły w dużych organizacjach.

Osoba ma również regularny kontakt z gośćmi, dostawcami, kurierami i partnerami firmy. Oprócz przygotowywania dokumentów zajmuje się także udzielaniem informacji, zarządzaniem salami czy budowaniem pozytywnego wizerunku.

Często pracownik biurowy tworzy i redaguje pisma, a na stanowisku przydaje się umiejętność formułowania komunikatów, znajomość zasad stylistyki oraz interpunkcji.

Do obowiązków należy również segregacja i archiwizacja dokumentów - fizyczna oraz wirtualna.

W niektórych organizacjach do obowiązków administracji zalicza się również kontrolę i zarządzanie wyposażeniem kuchni. Pracownik zajmuje się oceną oraz zgłoszeniem do serwisu zepsutego ekspresu, automatu do wody czy mikrofalówki. Wie, jak działają wszystkie sprzęty i kiedy należy zgłosić awarię.

Osoba zna najważniejsze oprogramowania wykorzystywane w firmie - do zarządzania fakturami, obiegiem dokumentów, kontaktów między pracownikami czy z kurierami.

Praca w administracji w Gdyni - warunki zatrudnienia



Umowa o pracę to popularna forma zatrudnienia wśród pracowników w administracji w Gdyni. Obowiązki na stanowisku rzadko wykonywane są w ramach umowy zlecenie - zazwyczaj forma zatrudnienia dotyczy studentów stawiających pierwsze kroki w firmie i osób pracujących na niepełny etat.

Umowa o pracę zapewnia przestrzeganie wszystkich praw i obowiązków obu stron. Pracownik m.in. ma zapewnioną określoną liczbę płatnych dni urlopu czy możliwość skorzystania ze zwolnienia lekarskiego. Pracodawca musi, np. zapewnić wszystkie narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków.