Office Manager

Twój zakres obowiązków:

 1. Operacyjne zarządzanie procesami administracyjnymi i koordynacja pracy biura Gdańsk wraz z koordynacją pracy biura Warszawa

•  tworzenie, formatowanie i zarządzanie oficjalnymi dokumentami oraz korespondencją przepływającą przez biuro;
• organizacja i obsługa spotkań a także opieka nad gośćmi;
• zarządzanie materiałami biurowymi, sprzętem i zadaniami biurowymi;
• nadzór i koordynacja przestrzegania wewnętrznych procedur firmy;
• kontakt z zarządcą budynku i serwisami technicznymi;
• współpraca i koordynowanie prac z zewnętrzną firmą IT;
• planowanie i kontrola wydatków biura Gdańsk i Warszawa.

2. Wsparcie operacyjnej pracy Zarządu, w szczególności w:

• ogólnych obowiązkach administracyjnych;
• planowaniu i koordynowaniu spotkań, organizacji podróży i wydarzeń;
• opracowywaniu wysokiej jakości dokumentów i materiałów, które spełniają wymogi prawne i wewnętrzne regulacje;
• realizacji pilnych potrzeb kadry zarządzającej oraz procesowaniu decyzji organizacyjnych;
• współpraca z przedstawicielami pozostałych działów firmy;
• dodatkowych zadaniach zleconych i wspierających działania Zarządu.

3. Wsparcie operacyjnej pracy całego zespołu Administracji, a w szczególności:

• koordynacja pracy zespołu wraz z ustalaniem priorytetów i zadań do realizacji;
• nadzór nad efektami pracy i bieżąca weryfikacja wyników oraz jakości;
• sporządzanie dokumentów, zestawień oraz komunikacji wewnętrznej / zewnętrznej w biurze z dbałością o szczegóły i przejrzystość;
• reagowanie na pilne potrzeby zespołu oraz rozwiązywanie wyzwań w zakresie administracji;
• proaktywnie identyfikowanie i wdrażanie rozwiązań, które podnoszą efektywność komunikacji i całej organizacji;
• udział w organizacji eventów, konferencji i wydarzeń firmowych tu przede wszystkim: wsparcie działu marketingu a także HR

Co warto abyś dodatkowo wiedziała/ wiedział aplikując do nas?

Nasza firma to miejsce, w którym cenimy ROZWÓJ. Wierzymy, że rozwijając naszych pracowników, rozwijamy również JB Solutions. Tworzymy przestrzeń, w której możesz się rozwijać i rosnąć wraz z nami.

Wartość PARTNERSTWA jest fundamentem naszej działalności. Tu liczy się współpraca, wsparcie i wymiana doświadczeń. Twoje zdanie ma znaczenie, a my dążymy do tworzenia relacji opartych na ZAUFANIU.

Wspólnie kształtujemy przyszłość firmy i branży dlatego OTWARTOŚĆ w naszej firmie oznacza, że jesteśmy przychylni nowym pomysłom i innowacjom oraz szanujemy różnorodność.

Stawiamy na SKUTECZNOŚĆ i efektywność w każdym obszarze działalności. To nasze siły napędowe.

W JB Solutions panuje przyjazna atmosfera, jesteśmy nie tylko kolegami z pracy, ale również partnerami tworzącymi zgrany zespół i cieszymy się z naszych osiągnięć.

Jeśli podzielasz te wartości - chcielibyśmy Cię poznać!
Dołącz do naszego zespołu i razem twórzmy przyszłość pełną sukcesów!

 Nasze wymagania:

• Wykształcenie wyższe z zakresu administracji lub prawa lub pokrewne;
• Doświadczenie w pracy na stanowisku Office Managera lub w podobnej roli (minimum 3 lata);
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1;
• Znajomość pakietu Microsoft Office oraz narzędzi do zarządzania biurem;
• Dyspozycyjność, lojalność;
• Doskonała organizacja pracy i umiejętność zarządzania czasem;
• Wysoki poziom umiejętności komunikacyjnych i interpersonalnych;
• Bezkonfliktowość i umiejętność pracy w zespole;
• Umiejętność wyznaczania priorytetów oraz szybkie reagowanie na zmiany;
• Zdolność do pracy w dynamicznym i rozwijającym się środowisku.

To oferujemy:

• Atrakcyjne wynagrodzenie, adekwatne do posiadanego doświadczenia i umiejętności,
• Zatrudnienie w oparciu o kontrakt b2b,
• Elastyczny czas pracy - pracę zaczynamy między godziną 8:00 a 9:00,
• Dbamy o budowanie relacji wśród członków naszych zespołów i organizujemy spotkania integracyjne, wspólne wyjścia i wyjazdy,
• Dofinansowania indywidualnych kursów i szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji,
• Dbamy też o rozwój zawodowy i osobisty poprzez szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne,
• Dofinansowanie do urlopu,
• System premii kwartalnych i rocznych,
• Dostęp do bezpłatnych porad prawnych na cele osobiste pracowników,
• Program dodatkowego wynagradzania za polecenia pracowników,
• Bardzo przyjazną atmosferę pracy, otwartą komunikację, codzienne wsparcie całego zespołu i wymianę doświadczeń – to dla nas ważne!
• Zapewniamy szeroki wachlarz dodatków pozapłacowych m.in. karta sportowa, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, owocowe/słodkie dni, konkursy i wiele innych

Informacje o firmie