Praca biurowa. Na czym polega praca w administracji?

Oferty pracy biurowej to duża różnorodność. Osoby zainteresowane stanowiskami administracyjnymi mogą znaleźć zatrudnienie w małych i dużych firmach, placówkach medycznych, hotelach czy szkołach językowych. Na rynku pojawiają się również stanowiska w administracji publicznej - urzędach, szkołach czy na uczelniach.

• Praca biurowa w Gdańsku - godziny pracy
• Zakres obowiązków pracownika biurowego
• Na czym polega praca w administracji?

Praca biurowa wiąże się z wieloma godzinami spędzonymi przed komputerem, obsługą sprzętów i zarządzaniem dokumentami. W każdej firmie potrzebne są osoby, które zajmą się obsługą biura oraz administracją. Zakres obowiązków zależy od konkretnego stanowiska oraz wymagań pracodawcy.

Praca biurowa w Gdańsku - godziny pracy

W dużych firmach pracownik biurowy wykonuje obowiązki od poniedziałku do piątku w ustalonych godzinach - najczęściej od godz. 8 do 16. Praca w weekendy albo nadgodziny zdarza się rzadko i wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. W małych organizacjach, które nie prowadzą rozbudowanej administracji, stanowisko często łączy zadania z innego obszaru, np. sprzedaży, marketingu, obsługi klienta czy HR.

W placówkach medycznych, hotelach, szkołach językowych czy gabinetach kosmetycznych godziny pracy są różne, szczególnie na stanowisku pracownika recepcji. Pracodawca przygotowuje grafik obejmujący również weekendy.

Praca w administracji. Cechy dobrego pracownika biurowego

Zakres obowiązków pracownika biurowego

Co robi pracownik biurowy? Zakres obowiązków zależy od stanowiska, branży czy wielkości firmy. W dużych organizacjach pracowników administracji jest zazwyczaj kilku i każdy zajmuje się konkretnym obszarem, np. zarządzaniem fakturami, obsługą recepcji czy wprowadzaniem danych i tworzeniem baz. W międzynarodowych organizacjach niezbędna jest znajomość języka obcego.

W małych firmach działaniami administracyjnymi zajmuje się często 1-2 osoby, które często realizują również obowiązki z innych obszarów, np. przygotowują oferty, monitorują płatności w systemie czy zarządzają kanałami w mediach społecznościowych.

Na wielu stanowiskach pracę biurową w Gdańsku można zacząć już na studiach. Doświadczenie w pracy na recepcji czy przy zarządzaniu fakturami pozwala zdobyć doświadczenie i otwiera drogę do wyższych stanowisk, np. samodzielnego specjalisty. W Gdańsku działa wiele firm, które chętnie nawiązują współpracę ze studentami.

Zakres obowiązków pracownika biurowego - popularne zadania:

• obsługa sprzętów biurowych,
• obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego,
• nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w kontaktach z kontrahentami,
• katalogowanie i archiwizacja faktur,
• obsługa wewnętrznych systemów firmowych,
• zamawianie materiałów biurowych,
• pomoc przy organizacji wydarzeń czy podróży służbowych.

Na czym polega praca w administracji?

Pracownik biurowy musi wykazywać się dobrą znajomością obsługi komputera i podstawowych systemów oraz programów. Na niektórych stanowiskach wystarczy wykształcenie średnie, ale osoby z dyplomem licencjata czy magistra mają większą szansę na zatrudnienie. Najczęściej pracownicy biurowi kończą studia na kierunku administracja, zarządzanie, rachunkowość czy ekonomia.

Praca biurowa nie zawsze wymaga znajomości języka obcego. Najczęściej w małych, polskich firmach obsługujących wyłącznie krajowych klientów pracownicy nie mają kontaktu z międzynarodowymi gośćmi. Coraz więcej firm wchodzi jednak na globalny rynek, a znajomość języka angielskiego jest niezbędna. Oferty pracy biurowej w Gdańsku przygotowują również duże korporacje. Znajomość języka duńskiego, szwedzkiego, włoskiego czy francuskiego otwiera drzwi do większych zarobków.

Pracownicy administracyjni muszą wykazywać się dobrą organizacją pracy własnej. Na stanowisku łączy się wiedzę z różnych dziedzin, np. prawa, księgowości czy logistyki. Warto również poznać specyfikę branży, w której działa firma. Praca w administracji wymaga wielozadaniowości.

Pracownik biurowy zajmuje się m.in. obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz kontaktem mailowym z kontrahentami. Na stanowisku niezbędna jest znajomość zasad poprawnej polszczyzny i ortografii.

Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, zarządzanie, katalogowanie i archiwizacja faktur wymaga dobrej organizacji, porządku oraz systematyczności. Praca z dokumentami wiąże się z umiejętnością skupienia, a także odpowiedzialnością.